Autor: Daniel Orzałkiewicz – Dyrektor Handlowy Ateris SA / 10.08.2026 / Czas czytania: 5 min.
Banki i instytucje finansowe zarządzają rozbudowanymi procesami zakupowymi. Tysiące zamówień, setki dostawców, dziesiątki systemów: od złożenia zapotrzebowania przez zamówienie, dostawę, fakturę, aż po realizację płatności. Pozornie rutynowy obszar operacyjny, w praktyce jeden z najbardziej podatnych na nieprawidłowości.
Process Mining zmienia sposób, w jaki organizacje patrzą na swoje procesy zakupowe, zastępując audyty wyrywkowe ciągłą analizą rzeczywistego przebiegu każdej transakcji na podstawie danych z różnych systemów informatycznych wspierających zakupy.
Jak naprawdę wygląda proces P2P w banku?
Teoretyczny model procesu Procure-to-Pay jest prosty. Pojawia się zapotrzebowanie, zostaje zatwierdzone zamówienie zakupu (PO), dostawca realizuje dostawę, wpływa faktura, następuje płatność. W praktyce każdy z tych etapów może przebiegać inaczej niż zakłada procedura.
Rzeczywisty przebieg procesu P2P – Process Mining ujawnia wszystkie warianty transakcji
Dane z systemów ERP pokazują, że rzeczywisty przebieg procesu P2P w organizacjach bankowych zawiera średnio kilkanaście wariantów, od idealnego, liniowego przebiegu po transakcje wielokrotnie wracające do wcześniejszych etapów. Process Mining rekonstruuje wszystkie te warianty na podstawie logów zdarzeń, bez konieczności ręcznego mapowania czy wywiadów z pracownikami.
Wynik to mapa rzeczywistości, nie tego, jak powinno być, lecz tego, co faktycznie się wydarzyło.
Zakupy poza regułami – maverick buying
Jednym z najkosztowniejszych zjawisk w obszarze zakupowym jest tzw. maverick buying – zakupy realizowane poza zatwierdzonymi procedurami. Faktura wpływa bez wcześniejszego zamówienia. Dostawa jest rejestrowana bez zarejestrowanego zapotrzebowania. Płatność następuje zanim ktokolwiek zatwierdził wydatek.
Każda taka transakcja to ryzyko: finansowe, operacyjne i regulacyjne. W środowisku bankowym, gdzie zgodność z procedurami podlega nadzorowi zewnętrznemu, maverick buying nie jest tylko problemem efektywności. Może stanowić podstawę do wszczęcia postępowania audytowego.
Skala zakupów poza procedurą PO – od kilku do ponad 20% wolumenu transakcji.
Process Mining identyfikuje dokładnie te przypadki, zlicza je, kategoryzuje według dostawcy, jednostki organizacyjnej i wartości transakcji. Pozwala nie tylko wykryć skalę zjawiska, ale precyzyjnie wskazać jego źródło.
W analizowanych wdrożeniach odsetek transakcji realizowanych poza procedurą PO wynosił od kilku do ponad 20 procent całkowitego wolumenu zakupów.
OTIF: czy dostawcy wywiązują się z zobowiązań?
On Time In Full (OTIF) to wskaźnik, który określa, jaki odsetek zamówień został zrealizowany kompletnie i terminowo. Jest to jeden z kluczowych mierników efektywności dostawców. W praktyce jego monitorowanie jest trudne, bo dane są rozproszone między systemami logistycznymi, magazynowymi i finansowymi.
Process Mining integruje te dane i automatycznie oblicza OTIF dla każdej transakcji. Wynik można agregować według dostawcy, kategorii produktu, jednostki zamawiającej lub okresu. Organizacja może wskazać dostawców systematycznie spóźniających się z dostawami oraz zidentyfikować rozbieżności między zamówioną a dostarczoną ilością.
Dla banków kwestia ta ma wymiar nie tylko operacyjny. Umowy z dostawcami usług IT, licencji oprogramowania czy infrastruktury krytycznej zawierają zazwyczaj klauzule SLA. Automatyczne monitorowanie OTIF to podstawa do egzekwowania tych zobowiązań lub renegocjacji warunków.
Nieautoryzowane modyfikacje zamówień
Zamówienie zostaje zatwierdzone przez osobę uprawnioną. Kilka dni później ktoś zmienia cenę jednostkową. Albo zwiększa ilość. Albo modyfikuje termin dostawy. Formalnie zamówienie nadal istnieje i jest zatwierdzone, ale nie w takiej formie, w jakiej je zatwierdzono.
Ten typ nieprawidłowości jest szczególnie trudny do wykrycia metodami tradycyjnymi, bo każda z tych zmian może wyglądać jak rutynowa korekta operacyjna. Dopiero analiza wszystkich zdarzeń w procesie ujawnia wzorzec i pozwala ocenić, czy mamy do czynienia z dozwoloną korektą, czy z obejściem kontroli.
Process Mining rejestruje każdą modyfikację zamówienia wraz z jej datą, autorem i wartością zmiany. Umożliwia identyfikację zamówień, w których cena, ilość lub warunki zostały zmienione po zatwierdzeniu, a także wskazuje osoby odpowiedzialne za te zmiany.
W kontekście regulacji bankowych, takich jak Rekomendacja H KNF dotycząca systemu kontroli wewnętrznej w bankach, ta funkcja ma bezpośrednie zastosowanie audytowe.
Conformance checking jako narzędzie audytu wewnętrznego
Tradycyjny audyt wewnętrzny w obszarze zakupowym to przegląd wyrywkowy: kilka procent transakcji, raz do roku, najczęściej na podstawie dokumentów papierowych lub wydruków z systemu. Process Mining zmienia ten model na monitoring ciągły, obejmujący 100 procent transakcji.
Conformance checking polega na automatycznym porównaniu rzeczywistego przebiegu procesu z modelem wzorcowym zatwierdzonym przez organizację. Każde odchylenie takie jak nieautoryzowany krok, zmiana kolejności czy pominięcie wymaganej akceptacji – jest automatycznie flagowane.
Conformance checking: odchylenia od wzorcowego modelu P2P wykrywane automatycznie
Dla działu kontroli wewnętrznej banku oznacza to dostęp do bieżącego obrazu zgodności procesów zakupowych z polityką firmy i regulacjami zewnętrznymi. Zamiast pytać o to, co się wydarzyło po fakcie, system odpowiada w czasie rzeczywistym.
Kluczowe wnioski:
Podsumowanie:
Proces Procure-to-Pay w banku to nie tylko operacja logistyczno-finansowa. To obszar, w którym nieprawidłowości mogą pozostawać niezauważone latami, a ich kumulowany koszt finansowy i regulacyjny bywa znaczący.
Process Mining zmienia perspektywę. Zamiast szukać błędów po zakończeniu roku, organizacja widzi je w momencie wystąpienia. Zamiast audytować kilka procent transakcji, analizuje wszystkie.
Dla banków operujących pod presją regulacyjną i z rosnącymi wymaganiami w zakresie kontroli wewnętrznej, to nie jest opcja. To konieczność.
JUŻ WKRÓTCE