Ateris Collaboration Hub (ACH) to nowoczesna platforma, stworzona z myślą o organizacjach, które chcą zarządzać swoimi procesami w sposób zintegrowany i operacyjny. ACH to autorskie rozwiązanie firmy ATERIS, które pozwala przenieść zarządzanie przedsiębiorstwem na wyższy poziom – od statycznego mapowania procesów, do aktywnego wykorzystywania ich w codziennym funkcjonowaniu firmy.

W odróżnieniu od klasycznych podejść, w których mapowanie procesów kończy się na stworzeniu diagramów i dokumentacji, ACH umożliwia ich realne wykorzystanie w praktyce operacyjnej. Procesy i powiązane z nimi obiekty – takie jak role, systemy, zasoby czy dane – stają się podstawą do wdrażania i zarządzania kluczowymi obszarami działalności, takimi jak ciągłość działania, ryzyko, audyty czy zgodność z RODO. Dzięki temu organizacja może nie tylko lepiej rozumieć swoje wewnętrzne mechanizmy, ale też skuteczniej nimi zarządzać.

ACH oferuje zestaw modułów funkcjonalnych, które odpowiadają na kluczowe potrzeby organizacji:

Strona główna / stały layout

Strona główna systemu ACH pełni funkcję centralnego panelu zarządzania i dostępu do kluczowych informacji. Umożliwia przeglądanie raportów rejestrów ze wszystkich modułów, zapewniając szybki wgląd w dane operacyjne.

Dostępny jest rejestr zgłoszeń, w tym zgłoszenia do modeli, co pozwala użytkownikom na aktywne uczestnictwo w rozwoju i utrzymaniu systemu. Widoczna jest również lista działań do wykonania, która ułatwia zarządzanie bieżącymi zadaniami.

Strona główna oferuje nawigację po ulubionych obiektach, co przyspiesza dostęp do najczęściej używanych zasobów. Zintegrowana wewnętrzna skrzynka e-mail umożliwia odbieranie komunikatów, które jednocześnie są wysyłane jako wiadomości e-mail, zapewniając spójność komunikacji. Całość uzupełnia systemowa wyszukiwarka, pozwalająca na szybkie odnajdywanie danych i obiektów w systemie.

Moduł Zarządzanie ciągłością działania (BCM) w ramach ACH umożliwia kompleksowe podejście do zapewnienia nieprzerwanego funkcjonowania organizacji. Obejmuje analizę BIA (Business Impact Analysis), która pozwala zidentyfikować kluczowe procesy i ich wpływ na działalność. Na tej podstawie tworzona jest macierz procesów krytycznych, która stanowi fundament do opracowania planów ciągłości działania (BCP). Moduł wspiera również testowanie planów, co pozwala na ich weryfikację i doskonalenie, oraz umożliwia delegowanie zadań, dzięki czemu realizacja działań awaryjnych jest jasna i odpowiedzialność dobrze rozdzielona.

Moduł Zarządzanie ryzykiem w ACH umożliwia kompleksowe podejście do ryzyk procesowych, biznesowych (BI) oraz szans rozwojowych. Użytkownicy mogą identyfikować i oceniać poziomy ryzyka, przypisywać im mechanizmy kontrolne, definiować zadania mitygujące oraz opracowywać plany reakcji. System wspiera zarówno okresowe przeglądy ryzyk, jak i działania ad hoc, umożliwiając dynamiczne reagowanie na zmieniające się warunki. Dodatkowo możliwe jest monitorowanie wskaźników ryzyka (KRI), rejestrowanie incydentów, które się zmaterializowały, oraz tworzenie i zarządzanie macierzami ryzyk, co zapewnia pełną przejrzystość i kontrolę nad ryzykiem w organizacji.

RODO (Ochrona danych osobowych). Moduł wspiera organizacje w zarządzaniu zgodnością z przepisami RODO. Pozwala na ewidencjonowanie dostępu do danych osobowych, określanie kto, kiedy i w jakim zakresie ma dostęp do poszczególnych danych. Umożliwia także uruchomienie formalnych procesów akceptacji przyznania dostępu oraz prowadzenie analityki zgodnej z wymaganiami prawnymi. Dzięki centralizacji informacji organizacja zyskuje pełną przejrzystość oraz możliwość szybkiej reakcji na obowiązki informacyjne wobec regulatorów i osób, których dane dotyczą.

Moduł procesowy – moduł ten służy do kompleksowego zarządzania dokumentacją procesową w organizacji. Umożliwia przegląd modeli procesów pochodzących z narzędzi zewnętrznych, takich jak ARIS, wraz ze wszystkimi ich powiązaniami i przypisaniami, co pozwala na zachowanie spójności i przejrzystości map procesów.

Wbudowane obiegi zatwierdzania modeli (zarówno nowych, jak i aktualizowanych wersji) wspierają kontrolę jakości i zgodność z obowiązującymi standardami. Użytkownicy mogą zgłaszać zmiany do modeli dzięki integracji z rejestrem zgłoszeń, co ułatwia ich aktualizację i rozwój.

Moduł oferuje także przegląd i porównywanie wersji modeli, umożliwiając analizę ewolucji procesów. Dodatkowo pozwala na zarządzanie uprawnieniami do katalogów i modeli, a także tworzenie listy ulubionych modeli dla szybkiego dostępu i nawigacji.

Moduł Audyty w ACH wspiera kompleksowe zarządzanie procesem audytowym w organizacji. Umożliwia tworzenie programów planowanych audytów i kontroli, jak również realizację audytów doraźnych oraz kontroli obszarowych (funkcjonalnych), również w oparciu o wymagania norm ISO. System pozwala na prowadzenie audytów wewnętrznych i krzyżowych, a także na rejestrowanie przypadków nadużyć. Każdy audyt może zakończyć się generowaniem raportu, rejestracją niezgodności i obserwacji, a także wdrożeniem działań poaudytowych. Dodatkowo moduł umożliwia zbieranie opinii za pomocą ankiet poaudytowych, co wspiera ocenę skuteczności całego procesu.

Bezpieczeństwo informacji – Ten moduł służy do zarządzania dostępem do informacji i ich klasyfikacją. Umożliwia oznaczanie dokumentów i danych jako poufne, tajne, zastrzeżone lub publiczne, zgodnie z wewnętrzną polityką bezpieczeństwa informacji. Użytkownicy mogą także definiować procesy akceptacji udostępniania danych – kto, co i na jakich zasadach może zobaczyć lub edytować. Moduł wspiera organizacje w utrzymaniu wysokiego poziomu bezpieczeństwa informacyjnego i minimalizacji ryzyk związanych z nieautoryzowanym dostępem.

Helpdesk – Moduł zaprojektowany z myślą o obsłudze zgłoszeń błędów w aplikacjach i sprzęcie IT. Pozwala użytkownikom na szybkie zgłoszenie problemów, śledzenie ich statusu oraz komunikację z zespołem wsparcia. System posiada wbudowany mechanizm SLA (Service Level Agreement), który umożliwia kontrolowanie terminowości reakcji i rozwiązywania problemów. Pomaga to w zapewnieniu ciągłości pracy użytkowników i skutecznego wsparcia IT.

Moduł CRM w ACH wspiera organizację w zarządzaniu relacjami z klientami oraz sprzedażą. Umożliwia rejestrowanie kontrahentów wraz z pełną historią współpracy i powiązanych osób. System pozwala na tworzenie planu przychodów, co wspiera planowanie i kontrolę realizacji celów sprzedażowych. Użytkownicy mogą dodawać tematy sprzedażowe, a także rejestrować konkretne zdarzenia sprzedażowe, co pozwala śledzić postęp i efektywność działań handlowych. Moduł zapewnia przejrzystość procesów sprzedażowych i ułatwia podejmowanie decyzji opartych na danych.

Moduł dokumentów – Moduł ten umożliwia organizacjom efektywne zarządzanie dokumentacją w uporządkowany i kontrolowany sposób. Użytkownicy mogą tworzyć repozytorium dokumentów w formie struktury drzewiastej, co pozwala na logiczne grupowanie plików. System wspiera zarządzanie wersjami dokumentów, umożliwiając rozróżnienie między wersjami roboczymi, opublikowanymi i archiwalnymi. Dzięki funkcji zarządzania uprawnieniami, dostęp do katalogów i poszczególnych dokumentów można precyzyjnie kontrolować. Dokumenty w formatach obsługiwanych przez przeglądarkę, takich jak PDF czy JPG, można przeglądać bezpośrednio w systemie. Dodatkowo dostępne są raporty struktury folderów z zawartością, a także raportowanie zapoznania się z dokumentami przez użytkowników.

Administracja (opcjonalnie) – Moduł administracyjny ACH zapewnia pełną kontrolę nad funkcjonowaniem systemu oraz jego użytkownikami. Umożliwia zarządzanie użytkownikami, w tym ich dodawanie ręczne lub przez integrację z LDAP. Administratorzy mogą definiować grupy uprawnień z przypisanymi zakresami działania oraz przypisywać użytkowników do odpowiednich ról. System pozwala na monitorowanie zmian w użytkownikach, a także konfigurowanie zastępstw w przypadku nieobecności.

Dostępna jest funkcja ogłoszeń systemowych, które są wyświetlane na stronie głównej oraz zarządzanie słownikami, czyli listami podpiętymi pod konkretne obiekty, z możliwością ich edycji. Moduł umożliwia również monitorowanie zdarzeń w systemie, np. logów działań użytkowników, oraz konfigurowanie komunikatów e-mail, w tym ich treści i odbiorców.

Dzięki systemowi e-mail administrator ma wgląd we wszystkie wysłane wiadomości i komunikaty. Dodatkowo możliwe jest monitorowanie dostępów, czyli wykrywanie niepożądanych prób uzyskania dostępu do obiektów. System wspiera także zarządzanie przypomnieniami oraz podgląd istniejących instancji workflow, co ułatwia bieżącą kontrolę nad działającymi procesami.

Moduł zadań – Moduł ten służy do zarządzania realizacją zadań pochodzących ze wszystkich modułów systemu, co pozwala na centralizację i usprawnienie pracy użytkowników. Umożliwia monitorowanie statusu wykonania zadań, dając pełen obraz stopnia realizacji obowiązków w organizacji.

W przypadku opóźnień, system pozwala na eskalowanie zadań poprzez automatyczne komunikaty, co wspiera terminowość działań i ułatwia nadzór nad zadaniami krytycznymi. Dodatkowo użytkownicy mogą generować raporty w formatach XLS i PDF, co umożliwia szybkie tworzenie zestawień i analiz wykonanych oraz zaległych zadań.